Informacje zawarte w umowach o świadczenie usług, których stroną jest instytucja publiczna, są informacjami publicznymi i należy je udostępnić. Podmiot, do którego skierowano wniosek o udostępnienie informacji publicznej, powinien w pierwszej kolejności przeanalizować, czy ma żądaną informację i czy ma ona charakter publiczny. Osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na przetwarzanie, którego dokonano przed jej wycofaniem. Przepisy Rozporządzenia mocno podkreślają, że wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie. RODO w art. 6 ust. 1 lit. b mówi o tym, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, jeżeli jest to niezbędne do: wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a administrator ma obowiązek bez zbędnej… Artykuł 17 – Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) - GDPR.pl - ochrona danych osobowych w UE, RODO, IOD Podobnie wskazywał też organ nadzorczy, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, sygnalizując, że ….jeżeli pracodawca zajmie się rozdysponowaniem ww. formularzy do pracowników i następnie uzupełnione formularze odbierze od nich (by je przekazać firmie szkoleniowej) wówczas firma szkoleniowa będzie musiała zawrzeć z tym pracodawcą umowę powierzenia przetwarzania danych Każdy z pracowników zatrudnionych w firmie powinien otrzymać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie, jaki faktycznie jest mu niezbędny do wykonywania swoich obowiązków. Dział marketingu powinien mieć nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych ujętych w tworzonych przez siebie bazach np. potencjalnych Udostępnienie danych osobowych. Udostępnianie danych osobowych zgodnie z art. 7 pkt 2 Ustawy jest jedną z form ich przetwarzania, dlatego też warunkiem koniecznym udostępniania danych jest spełnienie przesłanek legalności z art. 23 Ustawy – tzw. zwykłe dane osobowe lub w przypadku tzw. danych szczególnie chronionych, przesłanek z vTwfu. Umowa powierzenia z dostawcą tzw. benefitów - czy pracodawca musi ją zawierać? Kto jest administratorem danych osobowych? Czy pracodawca musi zawierać umowę powierzenia z dostawcą benefitów? Pracodawcy bardzo często zapewniają pracownikom system benefitów, często w ramach funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W jakiej roli wystąpi w takim przypadku dostawca takich świadczeń – czy będzie konieczne zawarcie umowy powierzenia w ramach realizacji takich zadań? Tak albo nie. Umożliwienie dostawcy benefitów przetwarzania danych osobowych nie zawsze będzie oznaczać, że konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Administrator danych osobowych a powierzenie przetwarzania danych Oczywiście punktem wyjścia powinno być bezsprzecznie ustalenie, w jakiej relacji występują oba podmioty, tj. pracodawca oraz dostawca benefitów. Należałoby zatem rozważyć, czy oba podmioty są odrębnymi administratorami danych osobowych, czy też wystąpi między nimi relacja powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zatem wychodząc od definicji administratora zawartej w art. 4 pkt 7 RODO[1], trzeba ocenić, czy oraz ewentualnie który podmiot zachowuje się jak administrator, a zatem określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Wątpliwości w tym zakresie rozwiać mogą także kryteria wskazane przez Europejską Radę Ochrony Danych (Wytyczne 7/2020 w sprawie pojęć administratora i podmiotu przetwarzającego na gruncie RODO. takie jak np. przypisane administratorowi decydowanie o takich elementów procesu przetwarzania danych osobowych, jak: cele przetwarzania danych osobowych, zakres danych osobowych, kategorie osób, których dane osobowe będą przetwarzane, a idąc dalej także podejmowanie decyzji o tym, komu będą udostępnione przetwarzane dane osobowe. Jeżeli pracodawca decyduje o takich elementach przetwarzania, powinien wystąpić w roli administratora i zawarcie umowy powierzenia nie będzie zasadne. Sposób przetwarzania danych osobowych Biorąc jednak pod uwagę cechy typowe dla relacji powierzenia, należy także wziąć pod uwagę samą organizację procesu przetwarzania danych osobowych, a zatem także i sposób przetwarzania danych osobowych. Jeżeli to dostawca benefitów określa sposób przetwarzania, np. wskazując, że dane osobowe pracowników korzystających z benefitów mają być zbierane przez pracodawcę, a następnie przekazane takiemu usługodawcy, zachodzą przesłanki do uznania pracodawcę za podmiot przetwarzający w takiej relacji. Podobnie wskazywał też organ nadzorczy, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, sygnalizując, że ….jeżeli pracodawca zajmie się rozdysponowaniem ww. formularzy do pracowników i następnie uzupełnione formularze odbierze od nich (by je przekazać firmie szkoleniowej) wówczas firma szkoleniowa będzie musiała zawrzeć z tym pracodawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych pracowników.[2] Ta ocena może mieć w zasadzie zastosowanie do każdego działania przebiegającego w ten sposób, zatem także w odniesieniu do każdego zbierania danych osobowych dla innego podmiotu. Nie ma przy tym znaczenia, że pracodawca jest administratorem danych osobowych pracowników, ponieważ dotyczy to zupełnie innego procesu przetwarzania danych osobowych. Pracodawca procesorem? Należałoby zatem odwrócić pytanie – ktoś jest administratorem, a kto procesorem w tej relacji? Czy dostawca benefitów może być administratorem (a pracodawca procesorem)? Tak, mimo, że ta relacja dotyczy pracowników pracodawcy. I tak, jeżeli to dostawca decyduje o najważniejszych elementach przetwarzania i np. określa sposób zbierania danych przez pracodawcę. W takim przypadku to pracodawca w imieniu dostawcy benefitów będzie zbierał dane osobowe pracowników (co nie ma wpływu na jego status administratora w odniesieniu do danych osobowych pracowników przetwarzanych na podstawie przepisów prawa pracy). Czy pracodawca może być odrębnym administratorem danych osobowych (obok dostawcy benefitów)? Tak, jeżeli proces zbierania danych na potrzeby korzystania przez pracowników z benefitów przebiegnie w sposób nieangażujący pracodawcy, np. pracodawca jedynie przekaże stosowną informację pracowników, ale nie będzie prowadził zapisów, nie będzie zbierał formularzy etc. Punktem wyjścia jest zatem przemyślane zaprojektowanie ścieżki umożliwiającej pracownikowi korzystanie z gwarantowanych przez pracodawcę benefitów. [1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ( UE. L. Nr 119, s. 1 ze zm.), dalej RODO [2] UODO. Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022 Administrator danych osobowych może, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, przekazać dane innemu podmiotowi. Przekazanie to odbywa się jednak włącznie na podstawie pisemnej umowy (może być zawarta elektronicznie) lub innego instrumentu prawnego. Jak powinna zostać sporządzona taka umowa, aby spełnione zostały wymogi nałożone przepisami o ochronie danych osobowych? Kto może powierzyć przetwarzanie danych osobowych? Dane powierzyć może ich administrator - czyli podmiot/osoba, która decyduje o celach i środkach przetwarzania danych. Administrator danych może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy (lub innego instrumentu prawnego) zawartej na piśmie, przetwarzanie danych Pobierz darmowy wzór umowy powierzenia danych osobowych w formacie pdf i docx! Do pobrania: Komu można powierzyć przetwarzanie danych? Dane powierza się wyłącznie podmiotowi, który spełnia wymagania z przepisów o ochronie danych osobowych. Zatem ten, komu powierza się przetwarzanie danych przed rozpoczęciem tego procesu (a przetwarzanie danych to już samo ich przechowywanie), powinien podjąć środki (techniczne i organizacyjne) zabezpieczające zbiór “otrzymanych” danych. Dodatkowo podmiot, któremu powierzamy dane, powinien spełniać przesłanki rozporządzenia MSWiA w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia oraz systemy informatyczne, służące do przetwarzania danych osobowych. Na kim ciąży odpowiedzialność za powierzone do przetwarzania dane osobowe? W zakresie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych odpowiedzialność spoczywa zarówno na podmiocie, któremu dane powierzono, jak i na administratorze, który te dane powierzył. Zatem nie można powiedzieć, że administrator danych osobowych, powierzając je innemu podmiotowi, bezwzględnie przenosi na niego odpowiedzialność. Odpowiedzialność ta bowiem zostaje jedynie rozłożona równoważnie na dwa podmioty: administratora danych (który wciąż nim pozostaje mimo podpisanej umowy powierzenia danych osobowych) i podmiotu, któremu dane powierzono. W przypadkach wymienionych w Rozporządzeniu RODO, odpowiedzialność za przestrzeganie jego przepisów spoczywa na administratorze danych, co nie wyłącza odpowiedzialności podmiotu, który zawarł umowę, za przetwarzanie danych niezgodnie z tą umową. Umowa powierzenia przetwarzania danych Zgodnie z postanowieniami przepisów o ochronie danych osobowych umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych musi obowiązkowo być zawarta na piśmie lub w drodze innego instrumentu prawnego (np. zarządzenia, uchwały). Nie można zatem ustnie powierzyć komuś przetwarzania danych. Zdarzenie takie zawsze trzeba udokumentować pisemnie. Ważne!Umowa powierzenia przetwarzania danych musi być zawarta na piśmie lub elektronicznie! Obowiązkowe elementy umowy przetwarzania danych osobowych Dwa główne elementy, jakie winny znaleźć się w umowie powierzenia to: zakres cel. Co zatem oznaczają te pojęcia? Zakres - jakie dane powierzamy? Administrator danych osobowych, powierzając przetwarzanie danych innemu podmiotowi, powinien wskazać zakres, czyli jakie dane faktycznie będą podlegały powierzeniu. Podaje się tu zwykle nazwę zbioru (kategorię osób, których dane dotyczą np. pracownicy, klienci) i wymienia enumeratywnie poszczególne kategorie danych: np. imię, nazwisko, adres, numer telefonu. Cel - po co powierzamy dane? Drugim obligatoryjnym elementem umowy powierzenia jest cel, czyli wskazanie przyczyny powierzenia przetwarzania danych. Może nią być powołanie się na konkretną umowę współpracy lub bezpośrednie wskazanie intencji, w której powierzono danemu podmiotowi dane osobowe. Wskazanie zakresu i celu przetwarzania danych obliguje podmiot, któremu dane osobowe powierzono, do przetwarzania ich wyłącznie we wskazanych w umowie obszarach. Pozostałe postanowienia umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych Poza obligatoryjnymi postanowieniami w umowie wskazuje się oświadczenia stron, w których: zleceniodawca zwykle oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych i posiada pełne prawo do ich przetwarzania, zleceniobiorca oświadcza, iż spełnia warunki techniczne i organizacyjne, o jakich mowa w przepisach o danych osobowych. Ponadto niekiedy zwierane są dodatkowe postanowienia umowne. Prawo do podpowierzenia danych osobowych Administrator danych osobowych może wskazać w umowie, iż zastrzega, by podmiot, który otrzymuje powierzone dane, nie podpowierzał ich innym podmiotom. Może również zezwolić na podpowierzenie danych osobowych, ale wyłącznie podmiotom wskazanym w umowie. Prawo do audytu Z uwagi na to, że administrator danych, mimo ich powierzenia, wciąż pozostaje ich administratorem i ma obowiązek czuwać nad bezpieczeństwem ich przetwarzania, warto jest zastrzec w umowie prawo do wewnętrznej kontroli podmiotów, którym dane zostały powierzone.. Prawo do upoważnienia Administrator powierzonych danych wciąż pozostaje ich “pierwotnym właścicielem”, w związku z czym może on (a niekiedy powinien) upoważnić przedstawiciela podmiotu, któremu dane są powierzane, do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w jego imieniu. Informowanie o kontrolach PUODO jak i PIP mogą kontrolować firmy w zakresie wypełniania obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych. Jeżeli podmiot, któremu administrator danych powierzył posiadane przez siebie zbiory, ma taką kontrolę, warto o niej wiedzieć. Inspektorzy bowiem mogą “po nitce do kłębka” dotrzeć z kontrolą do firmy administratora. Zobowiązanie do usunięcia danych Wygaśnięcie umowy współpracy jest zwykle równoznaczne z utratą podstawy do przetwarzania danych przed podmiot, któremu dane te powierzono. Mimo iż podmiot ten powinien zakończyć proces przetwarzania i usunąć dane, które zostały mu powierzone, warto o tym obowiązku przypomnieć w postanowieniach umownych. Czy umowa powierzenia może być częścią innej umowy? Tak, nie ma ku temu przeciwwskazań. Zatem zapisy dotyczące kwestii powierzenia przetwarzania danych osobowych mogą być częścią np. umowy współpracy. Należy jednak pamiętać, by zawierały zapisy niezbędne do prawidłowego uregulowania procesu powierzenia danych.

umowa ochrona danych osobowych